Mit der richtigen Unterstützung
leichter zum Ziel
Wer einmal in einem Büro gearbeitet hat, weiß dass die Tätigkeiten in einem Unternehmen nicht bedeuten, hinter dem Bildschirm zu sitzen und auf die Tasten zu hauen. Obgleich die Kernaufgabe der meisten Unternehmen auf einem anderen Gebiet liegt, spielen die Verwaltung bzw. die administrativen Aufgaben eine zentrale Rolle in jedem Betrieb. In neudeutsch sind das Backoffice-Tätigkeiten. Das Backoffice bezeichnet den Teil eines Unternehmens, in dem alle Prozesse stattfinden, die für den reibungslosen Ablauf des Tagesgeschäftes zuständig sind. Die Aufgaben, die im Backoffice anfallen, variieren je nach Branche. Zum Backoffice zählen beispielsweise Personal, Rechnungswesen, IT-Support oder Kundenbetreuung und -support. Das Backoffice agiert meist im Hintergrund und ist für die Aufrechterhaltung des Kerngeschäfts verantwortlich.
Eine der größten Herausforderungen für erfolgreiche Unternehmen ist die zunehmende Komplexität von Backoffice-Funktionen und administrativen Aufgaben, die Mitarbeiter von anderen, wichtigen Aufgaben abhalten. Trotz aller Technologien und digitaler Medien ist für viele Unternehmen der Aufwand gerade im administrativen Bereich nach wie vor erheblich. Die Auslagerung von bestimmten Backoffice-Prozessen ist daher einer der häufigsten Bereiche, die Unternehmen outsourcen.
Unternehmen stehen unter einem zunehmenden Druck, die Profitabilität zu steigern und die operativen Kosten zu reduzieren. Gleichzeitig sollen sie in der Lage sein, qualitativ hochwertigen Kundenservice zu bieten und die Kundenzufriedenheit zu erhöhen. Natürlich können bestehende Kunden sehr arbeits- und zeitintensiv sein: Sie erwarten eine gute fachkundige Betreuung und möglichst ständige Erreichbarkeit. Mitarbeiter sollen freundlich Anrufe im Büro entgegennehmen, während sie gleichzeitig den gesamten übrigen Büroservice aufrechterhalten sollen.
In vielen Unternehmen sind die Mitarbeiter daher oft stark überlastet: Sie müssen Ziele definieren, Strategien entwickeln, Preis- und Produktpolitik betreiben, Marketingaufgaben übernehmen, Ergebnisse kontrollieren, Vertriebskanäle, Vertriebspartner und vor allem natürlich die Unternehmensziele im Auge behalten. Vor allem im Investitionsgüterbereich und B2B, wo es um den Vertrieb technisch anspruchsvoller Produkte mit einem langen Verkaufszyklus geht, ist die Kundenbetreuung äußerst zeitintensiv. Unabhängig davon, wie groß ein Unternehmen ist: Ein guter Kundenservice muss im Mittelpunkt jedes Geschäftsmodells stehen, wenn das Unternehmen wachsen möchte. Da die Anzahl der verfügbaren Kommunikationskanäle und Auswahlmöglichkeiten ständig wächst, und ein immer komplexer werdendes Netzwerk potenzieller Kontaktpunkte entsteht, müssen Mitarbeiter immer mehr Aufgaben übernehmen. Unternehmen sehen sich dann regelmäßig mit dem Problem konfrontiert, in teure professionelle Infrastruktur und Personal zu investieren, gleichzeitig aber die fixen monatlichen Ausgaben so niedrig wie möglich halten zu müssen, um das unternehmerische Risiko zu begrenzen.
Es gibt viele Gründe, administrative Geschäftsprozesse auszulagern. Wir beschreiben zehn Gründe, weshalb Unternehmen das Auslagern von administrativen Geschäftsprozessen zeitnahe umsetzen sollten:
1. Kosten
Einer der Hauptvorteile, die das Auslagern von Prozessen bietet, ist sicherlich der entstehende Kostenvorteil. Dies hat verschiedene Ursachen. Beispielsweise können wir auf spezialisierte Technologien beziehungsweise Infrastrukturen zurückgreifen. Außerdem fallen nur Kosten an, wenn auch ein Projekt zu bearbeiten ist. Gibt es zeitweise keinen Bedarf an den Dienstleistungen eines externen Anbieters, fallen dafür auch keine Kosten zu Buche. Auch für kleine Unternehmen lohnt sich dies. Die Arbeitsstunden, die beispielsweise ein Geschäftsführer für Aufgaben aufwendet, die eigentlich nicht wirklich in seinem Kompetenzbereich liegen, sind teuer und nicht besonders effizient im Vergleich dazu, wenn die Aufgaben ausgelagert werden und der Geschäftsführer sich wieder seinen Aufgaben widmen kann. Im Vergleich zur Beschäftigung von zusätzlichen Arbeitskräften ist eine Auslagerung von unternehmerischen Aufgaben günstiger. Ein Outsourcing ist ein abgestimmter Prozess, der im benötigten Umfang erfolgt. Sie bezahlen keine Leistungen, die Sie nicht brauchen. Das spart Geld und verbessert Ihre finanzielle Planung.
2. Kompetenz auf Spezialgebieten
Ein weiterer, wichtiger Vorteil beim Outsourcing ist die Kompetenz der Outsourcing-Partner auf dem jeweiligen Spezialgebiet. Ein Bäcker wird die Internetpräsenz seines Geschäftes nur selten selbst gestalten, weil er nicht genug oder keine Erfahrung damit hat. Mit dem Auslagern von Prozessen kauft ein Unternehmen also gleichzeitig bestimmte Kompetenzen, auf die es über den Verlauf des Vertrages mit dem Dienstleister verfügen kann. Spezialisten haben häufig Lösungen für Probleme, die für einen Laien außerhalb des Möglichen standen. Oder Spezialisten erkennen Probleme frühzeitig aufgrund ihres Erfahrungsschatzes.
3. Qualität
Nicht zu unterschätzen ist auch der Qualitätsvorteil, den man durch das Auslagern erreichen kann. Denn aufgrund der Spezialisierung von HOTZ steigt auch die Qualität des Ergebnisses des ausgelagerten Prozesses. Es ist sicherlich möglich, dass ein Unternehmen Aufgaben ebenso selbst erledigen kann, statt sie auszulagern. Jedoch wird wegen der fehlenden Kompetenz die Qualität nicht dieselbe sein wie die eines Spezialisten. Sie erledigen ihnen aufgetragene Aufgaben routinemäßig und gewissenhaft. Die Qualität ihres Produktes ist die Garantie für Bezahlung und mögliche Folgeaufträge. Lagern Sie Unternehmensprozesse aus, haben Sie die Zeit, sich um die wichtigen Aufgaben in Ihrem Betrieb zu kümmern. Dasselbe gilt für alle Fachkräfte, die für Sie tätig sind. Sie konzentrieren sich auf ihre Kernkompetenzen, die eine hohe Produkt- und/oder Dienstleistungsqualität zur Folge haben. Dank einer Optimierung der Qualität erhöhen Sie die Zufriedenheit von Geschäftspartnern und Kunden.
4. Schnelligkeit
Zur zuvor beschrieben Qualität gehört ebenso die Quantität. Aufgaben, die nur selten erledigt werden oder für die das nötige Wissen erst angeeignet werden muss, lassen sich durch Outsourcing effizienter erledigen. Denn wir erledigen Aufgaben auf unserem Spezialgebiet als Routinetätigkeit und haben deshalb die nötigen Prozesse bezüglich Zeit und Aufwand optimiert. Außerdem sind wir auch flexibel und können bei Bedarf schnell für Aufgaben beauftragt werden. Widmen Sie oder Ihre Mitarbeiter sich administrativen Geschäftsprozessen, kostet das Zeit. In der Regel häufen sich Überstunden, die schwer abzubauen sind. Die Folge davon sind Überlastungen. Lagern Sie bestimmte Tätigkeiten in Ihrem Betrieb aus, sparen Sie Zeit. Überstunden fallen nicht oder nur in Ausnahmefällen an. Das erhöht die Zufriedenheit Ihrer Mitarbeiter und fördert das Arbeitsklima.
5. Konzentration auf das Wesentliche
Lagert ein Unternehmen Prozesse, die außerhalb der Kernkompetenzbereichs liegen, aus und vergibt sie an entsprechende Spezialisten, so können sich die eigenen Mitarbeiter wieder voll auf ihre eigentlichen Tätigkeiten konzentrieren. Dies bringt erkennbar den Vorteil, dass das Unternehmen weiter vorangebracht werden kann und die gewonnen Ressourcen, zeitlich und finanziell, an anderer Stelle sinnvoll bzw. gewinnbringend eingesetzt werden können. Niemand schlägt sich gern mit Aufgaben herum, die er nicht wirklich beherrscht, während Arbeit, die das Unternehmen voranbringt, liegenbleiben muss. So kann man sich selbst weiter auf das jeweilige Fachgebiet spezialisieren und einen Vorsprung zur Konkurrenz herausarbeiten.
6. Flexibilität
Ein weiterer Vorteil ist die gewonnene Flexibilität. Einerseits können Aufgaben, die kurzfristig anfallen, zeitnah ausgelagert werden, was beispielsweise in Peak-Zeiten des Geschäfts zusätzliche Ressourcen schafft. So kann bei saisonaler Mehrauslastung oder in starken Wachstumsphasen garantiert werden, dass niemand der Stammbelegschaft überlastet wird. Auch bei unvorhergesehenen Aufgaben können einzelne Projekte bzw. Prozesse an Dienstleister ausgelagert werden und so Zeit für die plötzlich auftretenden Anforderungen geschaffen werden. Märkte befinden sich im stetigen Wandel. Aus diesem Grund ist es bedeutsam, auf Änderungen zügig zu reagieren. Das hilft Ihnen, sich gegen Mitbewerber durchzusetzen und lange erfolgreich tätig zu sein. Dank einer Auslagerung Ihrer Geschäftsprozesse passen Sie sich schneller den geänderten Bedingungen an. Das verschafft Ihnen einen entscheidenden Vorteil.
7. Kostentransparenz
Ausgelagerte Prozesse lassen sich einfach auf Effizienz überprüfen. Gerade in kleineren Unternehmen fehlt häufig der Überblick darüber, welche Prozesse welche Kosten verursachen, weil aufgrund der Notwendigkeit der Erledigung häufig nicht über die Kosten nachgedacht werden kann. Lagert man aber bestimmte Prozesse oder Aufgaben aus, so hat man konkrete Kosten vor Augen. Dies hilft bezüglich der Transparenz von Kostenstellen. Außerdem lässt sich so auch recht einfach die Effizienz der externen Dienstleister beurteilen. Wählen Sie unseren Service aus, profitieren Sie von transparenten Kosten. Ihnen ist von Anfang an ersichtlich, wie hoch die Ausgaben für einzelne Leistungen ausfallen. Versteckte Zusatzkosten gibt es keine. Das erleichtert Ihnen eine Planung Ihrer unternehmerischen Ausgaben.
8. Stressreduktion
Langfristig führt Stress zu Unzufriedenheit und begünstigt die Entstehung von Erkrankungen. Für ein gesundes und gutes Unternehmensklima ist eine Reduktion von Stress wichtig. Um sie zu erreichen, ist der langfristige Einsatz von BPO sinnvoll. Es reduziert die Menge an anfallenden Tätigkeiten in Ihrem Betrieb, was den Stress langfristig senkt.
9. Verbesserte Koordination
Das Supply-Chain-Management zielt auf eine Optimierung Ihrer Versorgungsketten ab. Durch die inner- und zwischenbetrieblichen Verbesserungen, die dank BPO möglich sind, steigern Sie Nachhaltigkeit, Qualität und Kundenzufriedenheit. Auf der anderen Seite profitieren Sie von schlanken Prozessen.
10. Optimierung von Kundenbeziehungsprozessen
Customer-Relationship-Management ist ein wichtiger Baustein einer erfolgreichen geschäftlichen Existenz. Sind Ihre Kunden mit Ihrem Service und Ihren Leistungen glücklich, bleiben sie als Stammkunden bestehen. Sie sichern Ihre berufliche Existenz. Beim Business Process Outsourcing profitieren Sie von erfahrenen Fachkräften. Sie erfüllen die Erwartungen von anspruchsvollen Kunden.
Wichtige Botschaft für alle Unternehmer, die wollen, dass ihr Team sich wieder auf ihre Kernkompetenzen fokussieren kann.
Lagert ein Unternehmen Prozesse, die außerhalb des Kernkompetenzbereichs liegen, aus und vergibt sie an entsprechende Spezialisten, so können sich die eigenen Mitarbeiter wieder voll auf ihre eigentlichen Tätigkeiten konzentrieren. Dies bringt erkennbar den Vorteil, dass das Unternehmen weiter vorangebracht werden kann und die gewonnen Ressourcen, zeitlich und finanziell, an anderer Stelle sinnvoll bzw. gewinnbringend eingesetzt werden können. Niemand schlägt sich gern mit Aufgaben herum, die er nicht wirklich beherrscht, während Arbeit, die das Unternehmen voranbringt, liegenbleiben muss.
So kann man sich selbst weiter auf das jeweilige Fachgebiet spezialisieren und einen Vorsprung zur Konkurrenz herausarbeiten. Lagern Sie Unternehmensprozesse aus, haben Sie die Zeit, sich um die wichtigen Aufgaben in Ihrem Betrieb zu kümmern. Dasselbe gilt für alle Fachkräfte, die für Sie tätig sind. Sie konzentrieren sich auf ihre Kernkompetenzen, die eine hohe Produkt- und/oder Dienstleistungsqualität zur Folge haben. Dank einer Optimierung der Qualität erhöhen Sie die Zufriedenheit von Geschäftspartnern und Kunden.
Selbermachen oder doch lieber abgeben?
Diese Frage stellt sich dann vielen Unternehmen. Mehr als drei Viertel aller Chefs schätzen Outsourcing als einen entscheidenden Faktor für unternehmerischen Erfolg ein. Die Entscheider erhoffen sich durch die Ausgliederung Kostenersparnisse von 20 bis 50 Prozent.
Es hat viele Vorteile nicht nur die eigenen Kernkompetenzen im Unternehmen zu entwickeln und zu pflegen. Günstiger und planbarer arbeitet man aber häufig, wenn Unternehmen sich entscheiden, für bestimmte Bereiche oder Prozesse externe Unterstützung ins Boot zu holen.
Hiermit sind geschäftliche Prozesse gemeint, die an externe Partner ausgelagert werden, um dadurch eigene Ressourcen zu schonen. Denken Sie zum Beispiel an den Kundensupport. Viele Kunden, die mit einem Unternehmen in Kontakt treten, benötigen Informationen, die mit einem einfachen Blick in Ihre Kundensysteme von jeder Person im Unternehmen weitergegeben werden können. Hier stellt sich daher die Frage, ob es nötig ist, die eigenen Mitarbeiter mit diesem Thema zu belasten und sie von wichtigeren Aufgaben abzuhalten. Doch eine weitere Festanstellung für diese Aufgaben lohnt sich aus unternehmerischer Sicht oft nicht. Die Lösung ist dann Outsourcing.
Die Basis von Outsourcing-Entscheidungen sollte eine Wirtschaftlichkeitsrechnung sein, um den Nutzen eines Outsourcing-Vorhabens zu prüfen. Die Durchführung einer solchen Rechnung ist in der Praxis kompliziert, da nicht nur die Kosten für Dienstleistungen, sondern zum Beispiel auch die Kosten für die Beendigung eines Projekts berücksichtigt werden müssen.
Auslagerungen können beispielsweise sinnvoll sein, wenn ein Unternehmen flexibilisiert und auf sein Kerngeschäft ausgerichtet werden soll. Aufgaben, die teuer sind oder selbst nicht effizient ausgeführt werden können, gibt man dabei an spezialisierte Dienstleister ab. Auch schnell wachsende Unternehmen erwägen oft das Outsourcing, um den zeitaufwendigen Aufbau eigener Prozesse zu vermeiden.
Mit der Auslagerung von Geschäftsprozessen an externe Dienstleister können viele Unternehmen ihre Wettbewerbsfähigkeit verbessern. Die Grundidee von BPO besteht darin, dass Unternehmen oder Organisationen komplette Geschäftsprozesse, die nicht zu ihren Kernaufgaben zählen, an einen Spezialisten vergeben. Was für das auslagernde Unternehmen oft mit zusätzlichem Aufwand verbunden ist, stellt die besondere Kompetenz des Dienstleisters dar. Für das auslagernde Unternehmen bedeutet BPO Kostenoptimierung, zugleich aber auch die Beschaffung von Services, die vom Spezialisten kontinuierlich verbessert werden. Werden einzelne Teile eines Geschäftsbereiches ausgelagert, so spricht man vom selektiven Outsourcing.